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您的位置:中国核电信息网 >  > 核电工程文件质量控制方法
 

      核电工程建设是一个周期长、业务复杂的重大工程项目,其文件类型丰富、数量庞大,本文从探讨核电工程文件前端质量控制重要性出发,介绍核电工程文件通信渠道控制、文件编审批流程控制、分发与保密控制、变更控制、时效性控制、承包商文件提交质量控制及文件元数据控制等质量控制方法,为探索核电工程文件质量控制体系建设提供参考。

      文件作为一种确定的意志是为满足业务目的在业务活动过程中按一定规则加以制作产生,业务活动开展种类决定文件种类,业务范围延伸促使文件管理延伸。文件是机构的信息血脉,文件的管理是企业满足法规遵从性的基本要求,文件的流程重组是提高企业生产和管理效率的引擎,文件管理也是企业科学决策的基础。随着法治社会的推进,企业也逐渐形成“基于证据治理”之路,可见文件控制是业务控制的基本手段,文件审查是业务审查的基本方法。核电因其特殊的行业性质,文件流转效率在很大程度上影响着工程进度,文件流转质量影响核安全,因此核电工程文件质量控制显得极为重要。

一 、核电工程文件控制的重要性

      核电建设是一个周期长、投资大、涉及范围广的工程,它包括项目前期、工程设计、设备采购、施工、调试、竣工验收、运行维修、退役等阶段,每个阶段都有着严格、完善的质量控制要求以确保核安全及相关活动达到“有章可循、有人负责、有人检查、有据可查”的管理要求。对记录进行控制以保证质保记录的正确性和可追溯性,对文件的编制、审核、批准、发布、使用、更新、收集和保存进行控制和管理,形成核电文件管理和质量控制体系。

      核电文档管理部门是文件质量控制的责任主体,必须建立严密的规则和系统来完成这一使命。承包商与业主之间每天需要大量的文件流转,文档管理部门是企业各业务部门与各承包商、外部单位之间双向文件流转控制的桥梁,同时将接收和分发的各种文件向现场文件库及本企业档案馆进行归档,在项目结束时向业主档案馆移交。

二、 核电工程文件控制主要方法

      通信渠道管控。通信渠道是业主在与各个承包商签订合同后建立的一种用于双方通信的渠道,该渠道由业主文档部门按照规则负责建立和维护,所有该合同范围内的双方来往文件都必须按照通信渠道规则进行,通信渠道由发文单位、收文单位代码和流水号组成。通信渠道管理给核电工程文档管理带来了诸多好处,第一、便于将不同承包商的文件区分开,这种按照收文和发文单位分类与以职能、机构为基础的文件档案分类法相适应,便于竣工档案验收等后续工作;第二、通信渠道的收发文单位位置可将业务分为收文业务和发文业务,对管理带来方便;第三、通信渠道流水号的连贯性可以及时发现文件是否有丢失,便于文件一致性核查工作开展,确保归档移交环节的文件完整性。

      文件编审批控制。文件的编制、审查和批准控制是文件质量控制的重要方法,不同文件的编写格式、元数据项和模板等方面存在差异,因此文件的编制必须按照一定的规则和程序来完成,文件编制水平是文件质量的基准。文件审查包括政策标准性审查、技术性审查,是文件内容质量控制的手段;文件的质保审查是指核电质保部门对文件的法规符合性、一致性、可操作性及逻辑性等方面的审查。文件批准人必须是部门经理或经理级授权人员。

      文件分发与保密控制。文件的分发范围根据业务部门的需求制定和维护,分发范围根据“需要才知悉、限定最小范围”的原则制定,可以第一时间将文件传递给直接主办人同时也阅知与此文件有关的人,提高文件的流转效率,也起到保密防范的作用。公司流转的文件按照类型不同进行密级控制管理,有密级的文件按照保密流程执行,对文件的保密控制以免企业的安全、利益和稳定遭受损失,是核电工程文件安全与风险控制重要手段。

      文件变更控制。文件编制完成后,经过一段时间现场实践和使用,会因各种原因需要对原文件进行变更,其变更包括升版和状态变更,文件的变更直接影响到核电站机组的工程建设和安全运行,变更文件必须按规定的程序进行审核和批准,必须把文件的修改实际情况迅速通知所有有关人员和单位,以防止使用过时的或者不合适的文件造成损失。文件版本是判别文件准确性醒目标识,文件状态是决定文件功效性的重要标示,对变更(版本、状态)控制显得非常重要。

      承包商文档培训和检查。承包商的文档培训和检查是保证承包商提交文件和竣工档案质量的重要管理手段,核电建设涉及的承包商数量多,水平不一,对承包商的文档培训是提高整体文档业务水平的有效途径,文档检查注重承包商文档日常业务开展情况检查,能够及时发现问题和隐患,进而提高文件管理质量。

      文件元数据控制。文件元数据记录文件特征及其管理状况的变化,主要用于描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程。元数据管理是实现系统控制的基本单元,也是核电文档全程管理的重要基础。核电工程文件产生环节的承包商或业主业务部门提交文件时,必须填写元数据,文档人员在收发文时对文件元数据进行核对和补充,在归档环节进一步完善归档需要的元数据。

三、总结

      核电工程文件质量控制是实现全程管理的重要保障,全程管理要求在文件生命周期的各个环节对文件进行掌控。文件生命周期的后续阶段将直接继承前期管理中存在的问题和风险,一旦在文件形成阶段存在的质量缺损后续修复将是巨大甚至不可实现,逻辑归档要求档案对文件的继承性进一步体现前端控制的基础作用。因此核电工程文件质量控制包括了前段质量控制盒全程质量控制,核电工程文件质量控制体系的形成是核电质量、安全体系的重要方面,因此对核电工程文件质量控制的研究显得极为重要。

 
 
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